Una pregunta que se debe analizar detenida y calmadamente.
Si, definitivamente!!!… un momento… No, por ningún motivo!!!… Espera, ..Tal vez debiéramos hacerlo, pero… mejor analicemos caso a caso.
Seguramente, más de alguno se identificó con alguna de las respuestas, dependiendo del área en que trabajes, o el área que tenga a cargo, o la labor que desempeñe, tendrán visiones diferentes de, si es bueno o no, darle acceso a los colaboradores de la empresa para que hagan uso de la Redes Sociales.
Si quien analiza la pregunta es del área de tecnología o informática, seguramente restringirá el acceso a las Redes Sociales, e incluso a la navegación por Internet, permitiendo que los accesos a este medio, sean limitados. La justificación podría asociarse a la sobrecarga de las redes, tráfico de datos, seguridad, etc., pero ténganlo por seguro que argumentos existirán.
Por otro lado, si quien define el uso de las redes sociales, es la gente de Marketing o venta, lo más probable es que si estén dispuestos a ceder en este punto, y otorgarle los permisos correspondientes a quien lo necesite. Claramente habrá también argumentación para justificar la decisión.
Creo que (en realidad estoy seguro de ello), la principal queja y argumento para que las empresas, al día de hoy (en pleno siglo XXI), tengan restringido el acceso a las redes sociales de sus trabajadores, es que le temen al abuso del tiempo que éstos le destinarán a ellas. Y la verdad, es que ahí está el problema, pero no sólo por el tiempo que se le dedicará, sino porque la empresa no tiene una política clara al respecto, ni tampoco los controles necesarios que le permitan utilizar estas herramientas como elementos de desarrollo y comunicación, más que como un distractor de las operaciones.
El tema es que hoy en día, las compañías de teléfonos móviles, están entregando, cada vez más, planes con internet ilimitado, o también conocidos con planes multimedia ilimitados. Es decir, las redes sociales las tienen a la mano, no tienen restricción y tampoco control, entonces, ¿sirve de algo poner tantas restricciones al uso de las redes sociales?. Pareciera que la respuesta es obvia, pero no es así.
Primero, los empleados/colaboradores/trabajadores deben ser parte de la creación de las políticas y protecciones que se establezcan para asegurar el uso de Internet y evitar el impacto negativo en la empresa. Al ser partícipes de ellas, ténganlo por seguro que el resultado de dichas políticas serán mucho más efectivo.
Como ya lo mencioné antes, ya sea por sus propios medios o utilizando los equipos de la empresa, la mayoría de los empleados utilizan las redes sociales en el trabajo, ya sea con o sin permiso. Esto podría significar un problema y ser muy costoso para una empresa que no toma las medidas y resguardos adecuados.
Debiéramos entonces responder las siguientes preguntas antes de comenzar a realizar acciones de restricción y/o control. A saber:
- ¿Tiene su empresa una política de redes sociales y/o de Internet?
- ¿Está bien pensada y actualizada a la realidad de sus trabajadores y de los recursos de su empresa?
- ¿Se cumple a cabalidad dicha política?
- ¿Se controla y adapta?
Más vale que así sea. El uso de las redes sociales de parte de los empleados está lleno de trampas y riesgos, y los empleadores deben reconocer los peligros y tomar medidas para mitigarlos, con políticas bien concebidas y pensadas. Las empresas que no tomen estas medidas en el mediano o corto plazo, a la larga podrían enfrentar problemas de diversos tipos, como por ejemplo reducción de la productividad, aumento de costos, conflicto con clientes, pérdida de reputación, entre otras variables.
A continuación, veamos algunos errores que se comenten en las empresas respecto de las redes sociales, y que de hecho podrían explotarles de un momento a otro, si no se toman los resguardos del caso.
1. Hacer caso omiso de la realidad: La gente en su oficina está haciendo uso de las redes sociales. Pretender lo contrario no será una excusa si se producen problemas.
2. No existen políticas: no hay reglas (y no estamos hablando de restricciones por la red informática, ya que siempre hay formas de burlarlas), los empleados no saben lo que está permitido, o por lo menos no está claramente definido. No transmitir el mensaje a los empleados que pueden hacer lo que quieran en Internet, o en las redes sociales en la oficina. El libre albedrío podría ser algo peligroso en este caso.
3. No poder cumplir y hacer cumplir: Si no se tiene el control de lo que se hace con las redes sociales, se podría estar invitando a los problemas.
4. Falta de comprensión: La ignorancia de la ley no es una excusa. Se sabe que, ley publicada es ley sabida. Hay muchas leyes en juego en este campo – calumnias, difamación, cuestiones de marcas registradas, derechos de autor, privacidad y más – y las empresas debieran aprender acerca de ellas. Es importante saber y entender que no es sólo el tiempo lo que está involucrado con el uso de las redes sociales, sino que va más allá de lo que por lo general la gente suele sopesar.
5. Abriendo la bóveda: Muchas empresas almacenan una gran cantidad de información confidencial de sus empleados, información personal privada, así como también almacenan información y datos de sus propios clientes, en consecuencia, su organización es responsable de ella y debe velar por la protección de esta información.
6. Problemas con la identificación de la propiedad de los datos: ¿A quién le pertenece el contenido publicado en línea por sus trabajadores – los tweets, los blogs o mensajes de Facebook y otras redes sociales acerca de los productos y servicios? ¿Qué pasa si uno de sus empleados genera una lista de miles de seguidores en Twitter, a continuación, cambia de empleo y trata de tomarlas?
7. No hacer nada: Es el mayor problema. Deben crearse políticas, hacerlas cumplir, revisarlas y actualizarlas periódicamente, mantenerse al día con los cambios de las leyes, y de las propias funcionalidades que día a día se incorporan en las redes sociales, debe controlarse el uso de estos medios por los empleados, entrenarlos y asegurarse de que entiendan los pro y contra de su uso en la empresa.
Como lo dije antes, la respuesta no es obvia y tampoco pareciera ser fácil, pero es la realidad y aumenta exponencialmente, por lo cual deben prepararse y lo principal…. ¡¡¡Las empresas deben hacer algo!!!
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